De eerste maand van 2019 is alweer voorbij. BTW-aangifte, Jaarafsluiting en verkoopplannen voor 2019 zijn de revue alweer gepasseerd… En hoe zit dat met de rittenadministratie van 2018?
Sluitende rittenadministratie
Iedere auto waar geen bijtelling over wordt betaald dient een sluitende rittenadministratie te hebben voor de belastingdienst. Dit kan d.m.v. een notitieboek in de auto, een excell-bestandje op de computer of veel efficiënter; een online rittenadministratie!
Een online rittenadministratie scheelt u een hoop administratie en tijd. Ritten worden automatisch opgeslagen. U hoeft alleen de privé-ritten nog maar aan te geven.
Keurmerk Ritregistratiesystemen
Bij Autopalet werken we veel samen met Trackjack. Dit is een betaalbaar systeem wat doet wat het moet doen, inclusief een keurmerk ritregitratiesystemen. Dit certificaat geeft aan dat het systeem aan de strenge eisen van de belastingdienst voldoet.
Een van de voordelen van het keurmerk is dat de belastingdienst de ‘aanname’ doet dat het rittenoverzicht klopt, wat veel tijd scheelt.
Back-up
Uiteindelijk ben jij als gebruiker altijd verantwoordelijk voor een sluitende rittenadministratie. Een online systeem dient puur ter ondersteuning van deze administratie. Om die reden adviseer ik gebruikers iedere maand een rapportage uit te draaien (kan automatisch) en deze op te slaan. Daarbij is het heel fijn als het gehele jaar in één bestand opgeslagen wordt, zodat de belastingdienst bij controle dit bestand op kan vragen.
Mocht het systeem storing hebben of een ander probleem voordoen, dan is er in ieder geval historie beschikbaar.
Gegevens belastingdienst
Om een rapport voor de belastingdienst goed voor te bereiden zijn er een aantal gegevens essentieel, denk hierbij aan bedrijfsgegevens, gegevens werknemer en volledige autogegevens. Zorg er dus voor dat deze informatie goed ingevoerd is voordat er een rapport voor de belasting wordt gemaakt. Een audit-file voor de belastingdienst is altijd in XML-formaat opgeslagen.
Bijtelling of niet?
Één keer per jaar heeft een werknemer de mogelijkheid om te beslissen of er wel of geen bijtelling betaald wordt over de fiscale waarde van de (bedrijfs-)auto. Dit moment is ieder jaar op 1 januari.
Indien een bestuurder meer dan 500 km privé rijdt met een auto, die door de werkgever beschikbaar is gesteld, dan moet bijtelling worden betaald. Hierbij maakt het niet uit of het een personen- of bedrijfsauto is, en of de auto zakelijk is gekocht of geleast.
In alle andere gevallen is een sluitende kilometeradministratie noodzakelijk!
Terug